SdelanoRI.ru

Ваш адвокат

Товарные накладные правила заполнения

Содержание:

Cтатистическая форма учета перемещения товаров Таможенного союза образец, Россия — Казахстан

С 1 апреля 2011 года в пакет сопроводительных документов при перевозке товаров Таможенного союза по территории Российской Федерации включена статистическая форма учета перемещения товаров Таможенного союза. Данная мера введена с 1 июня 2011 года вступает в силу Постановление Правительства Российской Федерации от 29.01.2011 № 40 «Об организации ведения статистики взаимной торговли Российской Федерации с государствами – членами Таможенного союза в рамках ЕврАзЭС», с изменениями, которые вносятся в Правила ведения статистики взаимной торговли постановлением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2011 года №414.

Статистическая форма учета перемещения товаров Таможенного союза заполняется на Портале ФТС России «Предоставление статистической формы», расположенном в сети Интернет по адресу https://edata.customs.ru/stat. На Портал также можно перейти с официального сайта ФТС России http://www.customs.ru/ с помощью баннера «Представление статистической формы», расположенного в правой части главной страницы сайта. При заполнении форме автоматически присваивается регистрационный номер. Распечатанная на бумажном носителе статистическая форма не является сопроводительным документом при перевозке товаров Таможенного союза на всем пути их следования по территории Российской Федерации. Передача заявителем заполненной статистической формы перевозчику не требуется.

Заполнение статистической формы до начала перевозки товаров по территории Российской Федерации не требуется.

Статистическая форма заполняется на товары независимо от вида транспорта, которым они перевозятся, лицом, являющимся резидентом Российской Федерации, которое заключило сделку либо от имени (по поручению) которого заключена эта сделка, либо которое имеет право владения, пользования и (или) распоряжения товарами (далее — заявитель).

Статистическая форма представляется в таможенный орган, в регионе деятельности которого заявитель состоит на учете в налоговом органе в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, не позднее 10-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведена отгрузка (получение) товаров.

Необходимость заполнения статистической формы учета перемещения товаров не распространяется на:

— товары для личного пользования, перемещаемые физическими лицами, а также отдельными категориями лиц, пользующихся преимуществами и привилегиями, дипломатическими представительствами, консульскими учреждениями;

Документы необходимые для перевозки в Казахстан:

Международный договор (контракт), в котором указываются все условия сделки, включая наименования экспортируемых товаров, объемы, суммы и сроки поставок.

Счет-фактура (инвойс) и товарные накладные, подтверждающие фактические параметры сделки и их соответствие договору.

Товаротранспортная накладная (ТТН) или CMR (товаротранспортная накладная международного образца).

При ввозе товаров автомобильным транспортом грузоотправителю также необходимо оформить доверенность на водителя автотранспортного средства.

Дополнительно к товару необходимо приложить паспорта или сертификаты качества на товар.

Нужно еще не забывать о товаре двойного назначения и подтвердить, что Ваша продукция таковой не является.

По вопросам о перевозке сборного груза в другие города Казахстана, нестандартным ситуациям и вопросам о расчёте стоимости транспортировки и оформлению документов, обращайтесь по тел. 8-351-210-05-55 и мы бесплатно Вас проконсультируем .

Внимание! Поля, отмеченные * , обязательны для заполнения На электронную заявку менеджеры ответят Вам в срок от 1-го до 4-х рабочих часов. Позвонив нам, Вы так же можете выяснить все интересующие Вас моменты.

intercargo.su

Авансовый отчет — это. Авансовый отчет: образец заполнения

Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.

Выдача средств

Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

Сдача авансового отчета

Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.

Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона

Документ предоставляется в одном экземпляре.

Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:

  • Номер документа.
  • Дату заполнения авансового отчета.
  • Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
  • Табельный номер (при наличии).
  • Назначение аванса.
  • В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.

    Оборотная сторона

    Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:

  • Командировочное удостоверение.
  • Чеки ККМ.
  • Квитанции.
  • Товарные, транспортные накладные.
  • Счета-фактуры и пр.
  • Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.

    На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной – 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.

    Рекомендации для бухгалтера

    Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу «Бухгалтерская запись» необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.

    На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).

    После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).

    На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.

    На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.

    При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.

    Утверждение руководителем и списание сумм

    Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.

    Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.

    Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.

    Сроки хранения

    Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.

    На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.

    В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.

    Работа в «1С»

    Авансовый отчет оформляется, как правило, на компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или «1С». Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в «1С».

    Для работы нужно открыть документ «Авансовый отчет». Его создают из вкладки «Производство» или «Касса». В меню следует выбрать необходимый пункт.

    После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку «Добавить». Далее необходимо выбрать «Физическое лицо».

    После этого выбирается необходимый тип документа. Например «Выдача средств в кассах по РКО». Далее откроется журнал ордеров. Здесь выбирается нужный документ.

    В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.

    После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на «+», можно добавить новую позицию.

    Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.

    При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка «Оплата». В графе «Прочее» отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.

    Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку «Печать».

    fb.ru

    Стандартный образец заполнения ТТН (товарно-транспортной накладной) формы 1-Т

    Товарно-транспортная накладная (ТТН), является основным документом в процессе грузоперевозок. Она служит двум целям: учету, списанию перевозимого товара и начислению заработной платы водителю, осуществлявшему доставку груза. Этот документ на разных этапах транспортировки заполняется тремя участниками: грузоотправителем, грузополучателем и представителем транспортной организации. Давайте рассмотрим как заполняется бланк ТТН.

    Количество экземпляров ТТН

    Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

  • Первый, товарный, относится ко всему, что связано с товаром;
  • Транспортный раздел содержит сведения, касающиеся грузоперевозчика.
  • Товарно-транспортная накладная всегда выписывается в 4-х экземплярах . Грузополучатель заполняет все 4 экземпляра ТТН, и первый экземпляр ТТН оставляет на руках. Он служит основанием для снятия с учета транспортируемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В данном случае ТТН играет роль первичного документа при формировании расходной части баланса.

    Остальные три экземпляра ТТН передаются на руки водителю-экспедитору. Главное требование – эти экземпляры должны быть подписаны присутствующими лицами (водителем и представителем компании грузоотправителя) и заверены печатью организации-грузоотправителя.

    Второй экземпляр накладной водитель вручает получателю груза. Этот экземпляр служит основанием постановки на учет поступивших товаров.

    Третий и четвертый экземпляры ТТН грузополучатель заверяет подписями и печатью организации и передает водителю. Водитель сдает эти экземпляры в бухгалтерию автотранспортного предприятия. Один экземпляр ТТН служит основанием для выставления счета клиенту (заказчику грузоперевозки) и высылается ему вместе со счетом на оплату услуг. Последний, четвертый экземпляр бланка ТТН, прикрепляется к путевому листу и служит основанием для начисления заработной платы водителю, производившему доставку груза.

    Важная деталь: так как ТТН служит основанием для выплаты заработной платы, оформлять ее нужно при каждом рейсе отдельно независимо от однородности перевозимого товара. Загрузился водитель – получил ТТН. Разгрузился – сдал ТТН в бухгалтерию. 1 рейс – 1 ТТН.

    Инструкция: Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной)

    Пример:
    Грузоперевозчик: ООО «Грузовик» работает по договору от 22 июня 2013 года с ООО «Строитель».
    Грузополучатель: ООО «Строитель», согласно договору от 22 июня 2013 оплачивает услуги по доставке товара ООО «Грузовик».
    Грузоотправитель: ООО «Сухие смеси» — отгружает товар со склада представителю ООО «Грузовик».
    Товар: сухие строительные смеси, расфасованные в мешки по 50 кг. Цена за 1 кг – 5 рублей. Всего партия составляет 15 тонн.

    Разделы ТТН, заполняемые грузоотправителем

    До прихода машины грузоперевозчика отправитель товара (ООО «Сухие смеси») должен частично заполнить все 4 экземпляра товарно-транспортной накладной. На основании данных ТТН ООО «Сухие смеси» спишет с учета, а ООО «Строитель» поставит на учет полученные товары.

    Заполняем бланк ТТН форма 1-Т

  • Вписываем дату выписки товара.
  • Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» заполняются наименованиями организаций, участвующих в сделке. ООО «Сухие смеси» списывает товар (ТМЦ), а ООО «Строитель» приходует поступивший товар.
  • В строке «Плательщик» вписывается наименование организации, фактически производящей оплату за получение груза (в нашем случае это заказчик перевозки и покупатель в одном лице – ООО «Строитель»).
  • Раздел сведений о грузе, относящийся к товарной части накладной необходимо заполнять максимально ясно. Все дело в налоге на добавленную стоимость. При покупке НДС входит в стоимость товара. Организации, для того, чтобы заявить НДС к вычету, должны показать в документах сумму налога отдельно. Действующая форма ТТН является всего лишь рекомендуемой к заполнению. Соответственно, можно от руки вписывать следующую формулировку: «Общая сумма товара, в т.ч. НДС». Это касается всех граф, где указана сумма перевозимого груза.
  • Строка «Отпуск разрешил» заполняется лицом, ответственным за отпуск товарно-материальных ценностей (представителем ООО «Сухие смеси»). Подпись в документе является подтверждением достоверности указанных данных. Подпись должна быть заверена печатью или штампом организации-грузоотправителя.
  • Товарно-транспортная накладная, заполненная и заверенная грузоотправителем, является разрешением на отгрузку и транспортировку товара. Если по какой-либо причине отдельные графы не заполнены, в них обязательно должен стоять прочерк, исключающий возможность что-либо дописать в данной графе.
  • При невозможности заполнения части бланка товарно-транспортной накладной относительно перевозимых товаров, заполняется специальная форма (производная от основной ТТН). При этом в основной форме делается отметка, что дополнительная форма ТТН составляет неотъемлемую часть основного документа. Этот документ также составляется в четырех экземплярах и прикладывается к путевому листу водителя. Кроме того, он также служит основанием списания и постановки на учет ТМЦ.

    Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной) по прибытии представителя грузоперевозчика

    По прибытии водителя-экспедитора ООО «Грузовик» производится погрузка товаров ООО «Сухие смеси». После этого начинается заполнение транспортного раздела ТТН. В данном разделе фиксируются договорные отношения грузоперевозчика, предоставляющего автотранспортное средство, с грузоотправителем. Данный раздел служит основанием для учета рабочего времени водителя, расчетов грузополучателя или грузоотправителя с транспортной организацией.

    Заполнение транспортного раздела ТТН грузоотправителем

  • Графа «К путевому листу №» заполняется сведениями о путевом листе (номер и дата выдачи ООО «Грузовик» путевого листа). 1 экземпляр товарно-транспортной накладной приобщается к путевому листу.
  • Строка «Организация» заполняется данными об организации-грузоперевозчике. Подробные данные можно взять из путевого листа водителя.
  • Строка «Заказчик»: сюда вписывается наименование организации, заказавшей и оплатившей грузоперевозку, приобретающей товар – ООО «Строитель». Данные вписываются из договора купли-продажи товара.
  • Строка «Водитель» заполняется фамилией и инициалами водителя-экспедитора.
  • Строки «Автомобиль» и «Прицепы» заполняются соответственно, прибывшими на погрузку номерами и марками машин и прицепов.
  • Строка «Удостоверение» содержит полные данные водительского удостоверения водителя-представителя грузоперевозчика.
  • В строке «Лицензионное удостоверение» ставится прочерк. Лицензирование отрасли грузоперевозок отменено.
  • В строке «Пункт погрузки» указывается фактический адрес ООО «Сухие смеси».
  • В строке «Пункт разгрузки» — соответственно, адрес грузополучателя ООО «Строитель».
  • Таким образом, мы заполнили начало (шапку) транспортной накладной. Идем далее.

    Заполняем сведения о грузе в товарно-транспортной накладной.

    1. Графа 1 – наименование товара. Кратко вписываем наименование «сухие смеси».
    2. Графа 2 содержит сведения о документах, сопровождающих груз. Сюда могут относиться сертификаты на товар, накладные, свидетельства. В графу 2 вписываются краткие наименования документов с номерами и датами выдачи. Полный пакет документов указанного перечня передается водителю. Водитель, в свою очередь, должен передать эти документы грузополучателю при разгрузке товара.
    3. Графа 3 «Вид упаковки» содержит данные о том, во что упакован перевозимый груз. В этой графе допустимы сокращенные названия: ящ., меш., кор. Если товар не упакован, проставляется аббревиатура н\у.
    4. Графа 4 «Количество мест». Здесь указывается количество мест (единиц) каждого товара поименно. Если в нашем случае мы перевозим 15 тонн, расфасованных в мешки по 50 кг, то количество мест составит 300. Если перевозка товара производится без расфасовки (например, машина песка), количество мест не указывается.
    5. Графа 5 «Способ определения массы» заполняется в зависимости от того, как масса груза определяется. При взвешивании груза на весах обязательно указывается их тип: «авт.вес», «тов.вес». Применительно к нашей ситуации использовались обычные товарные весы. Отметка «тов.вес» заносится в графу.
    6. Графы 6 и 8 заполняются организацией-перевозчиком.
    7. Графа 9 «Масса брутто, тонны» заполняется с погрешностью до 1 кг. По каждому наименованию товара вписывается вес в тоннах, затем указывается общий вес перевозимого товара в тоннах.
    8. Графа «Количество ездок» должна содержать сведения о фактически выполненном количестве маршрутов. Если перевозится много однородного товара, допустимо в этой графе проставить общее количество рейсов.
    9. Графы, отражающие передачу товара представителем грузоотправителя, должны содержать данные: о номере пломбы (в случаях, когда товар опломбировывается), о количестве мест (прописью), об общей массе товара с погрешностью до 1 кг (прописью).
    10. Графа «Сдал» заполняется данными о должности, а также фамилии, имени, отчестве лица, отгружающего товарно-материальные ценности. Подпись и печать свидетельствуют о том, что все документы заполнены верно и товар готов к транспортировке.
    11. В графе «Принял водитель-экспедитор» указываются данные водителя, также проставляется его подпись. Это подтверждает, что водитель сверил оттиски пломб, количество мест и принял товар к перевозке. При факте получения груза непосредственно доверенным лицом грузополучателя в этой графе проставляются данные доверенного лица, удостоверяющиеся подписью, а также номер и дата выдачи доверенности.
    12. Графа «Транспортные услуги» включает в себя перечень услуг по транспортировке груза (упаковка, маркировка, брезент) с обязательным перечнем и количеством услуг.
    13. Раздел ТТН «Погрузочно-разгрузочные работы», заполняется представителем ООО «Сухие смеси» — грузоотправителем.

    14. Графа 11 «Исполнитель» содержит сведения о том, кто конкретно производил погрузку (грузоперевозчик своими силами, представители грузоотправителя или сторонняя организация).
    15. Графа 14 «Способ» — сведения о способе погрузки: автоматизированный (с использованием погрузчиков), ручной, наливной или насыпной.
    16. Графа 13 отражает данные о том, какая техника или оборудование были использованы при том или ином способе погрузки.
    17. В графах 16 и 17 ставится время (часы и минуты) прибытия машины под погрузку и убытия после окончания погрузочных работ. Графа 18 включает в себя сведения о дополнительных видах работ.
    18. Прибытие под погрузку определяется временем предъявления путевого листа лицу, ответственному за отпуск ТМЦ. Время убытия – с момента проставления в товарно-транспортной накладной подписей о приемке товара к транспортировке. Графа 19 «Подпись ответственного лица» заполняется представителем грузоотправителя (ООО «Сухие смеси»).

      Доставка товара грузополучателю (ООО «Строитель»)

      По прибытии к месту назначения водитель передает представителю грузополучателя все три экземпляра товарно-транспортных накладных. Грузополучатель начинает заполнение раздела «Погрузочно-разгрузочные работы».

      Заполнение раздела ТТН «Разгрузка»

    19. Графа 11 «Исполнитель» — указывается непосредственный исполнитель разгрузочных работ (сам грузополучатель, привлеченная сторонняя организация).
    20. Графа 12 «Дополнительные операции» — перечисляются все действия сверх разгрузки, связанные с приемом товара (взвешивание, пересчет).
    21. Графа 13 «Приспособления и механизмы» — указываются механизмы и оборудование, при помощи которых производилась разгрузка.
    22. Графа 14 «Способ разгрузки» — перечень способов разгрузки. Она может производиться частично ручным, частично механизированным способом.
    23. Графы 16,17 «Время прибытия», «Время убытия». Определяется так же как при погрузке. Как только водитель предъявил путевой лист и три экземпляра ТТН грузополучателю, в них проставляется время прибытия транспорта. Время убытия определяется окончанием разгрузочных работ и передачей водителю оставшихся экземпляров накладных. Строка «Транспортные услуги» содержит перечень услуг, оказанных водителем-экспедитором при транспортировке груза.
    24. Графа 18 «Дополнительные операции». Эта графа включает перечень дополнительных операций, необходимых для осуществления процесса разгрузки.
    25. Графа 19 «Подпись ответственного лица». В этой графе проставляется подпись лица, осуществляющего приемку товара. Своей подписью представитель грузополучателя подтверждает правильность заполнения товарно-транспортной накладной и соответствие фактически полученного товара количеству и весу товара, указанного в ТТН.
    26. Строки, содержащие данные о приеме-передаче товара должны содержать сведения о номерах пломб, если товар был опечатан. Также указывается общий вес товара и количество мест. Кроме того, если товар неоднороден (доставлено несколько наименований различных видов) по каждому наименованию указывается вес с погрешностью до 1 кг (цифрами и прописью).
    27. Строка «Принял» заполняется представителем грузополучателя с указанием фамилии и инициалов, а также должности. Данные заверяются подписью и штампом организации. Строка «Сдал» заполняется аналогичными данными водителя-экспедитора.

      Заполнение товарно-транспортной накладной автотранспортной организацией – грузоперевозчиком (ООО «Грузовик»).

      По приезду водитель сдает оставшиеся у него на руках два экземпляра ТТН . Оба экземпляра должны быть заполнены соответствующими данными и должны иметь подписи и печати должностных лиц, ответственных за погрузку-разгрузку товаров. В нашем случае это фирмы ООО «Сухие смеси» и ООО «Строитель». В транспортной части накладной перевозчик заполняет следующие строки:

    28. «Код заказчика», «Маршрут №», «Гаражные номера прицепов».
    29. Графа «Вид перевозки» включает в себя расшифровку сведений о виде оплаты (почасовая перевозка, сдельная, оплата за одну поездку). Также сюда включаются данные о том, сборная это была перевозка или путем догруза, осуществлялся ли заезд на станции (железнодорожные, например).
    30. Раздел «Сведения о грузах» заполняется в части граф 6 и 8. В них вносятся данные о коде груза и его классе.
    31. Заполнение раздела «Прочие сведения» начинается с граф 20-24. В эти графы вносятся сведения о доставке груза с использованием различных видов дорог (шоссе, грунтовая дорога, целина).
    32. Графа 25 содержит код экспедирования товара.
    33. Графы 26, 27 могут содержать либо коды оказанных услуг по грузоперевозкам, либо суммы. Отдельно указываются суммы к получению транспортной организации ООО «Грузовик» и сумма к получению водителю-экспедитору.
    34. Графы 29 и 30 содержат сведения о территориальных коэффициентах, необходимых для начисления заработной платы водителю. Также здесь указывается коэффициент классности согласно Единому тарификационному справочнику.
    35. Разделы «Расчет стоимости» и «Таксировка» используются бухгалтерами или менеджерами по персоналу для расчета и начисления стоимости услуг по доставке и заработной платы водителю-экспедитору за проделанную работу.

      Кажется, что заполнение товарно-транспортной накладной является непосильным трудом. Этот документ заполняется сразу несколькими организациями. Главное при заполнении – соблюдать четкость, внимательность и относительную грамотность. Тогда проблем с заполнением и использованием этого документа не возникнет.

      Скачать бланк ТТН форма 1-Т

      Пример заполнения бланка ТТН (фото)

      Образцы заполнения ТТН на примере бланка товарно-транспортной накладной 1-Т:

      Видео: Краткая инструкция заполнения ТТН формы 1-Т

      Уважаемые посетители сайта мы всегда рады вашим комментариям, оставляйте их чаще, это побуждает нас писать новые, интересные статьи на животрепещущие темы сферы грузоперевозок, так же не забывайте ставить «лайки/нравится». Ваш блог «Диспетчер грузоперевозок».

      dispetcher-gruzoperevozok.biz

      Для чего и как составляется первичная документация в бухгалтерии: что это такое

      Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте. Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия. Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета.

      Первичная документация

      8 (499) 350-77-34 — Москва
      8 (812) 309-87-31 — Санкт-Петербург
      Бесплатная консультация — Россия

      или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

      Все консультации у юристов бесплатны.

      Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

      Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

      Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

      Виды первичных документов

      Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

    36. распорядительные (поручения);
    37. выполняющие (ведомости).
    38. По способу заполнения:

    39. комбинированные (отчет об авансе);
    40. строгие (талоны или билеты).
    41. первичные (кассовые ордеры);
    42. сводные (ведомости о расходах).
    43. По виду операций:

    44. разовые (отчеты);
    45. накопительные (лимитно-заборные карты).
    46. По месту составления:

    47. внутренние (накладные или отчеты об авансе);
    48. внешние (счета поставщиков, требования по платежам).
    49. Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

      Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

    50. выписки из банка и кассы;
    51. платежные поручения;
    52. отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
    53. товарные чеки;
    54. накладные;
    55. счета;
    56. учеты рабочего времени;
    57. ведомости.
    58. Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

      Закрывающие документы

      Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

      Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

      Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

    59. акт;
    60. счет-фактура;
    61. накладная (товарно-транспортная или товарная).
    62. Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

      Правила заполнения и оформления

      Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

      • дату оформления;
      • наименование фирмы (всех участников сделки);
      • расчетный банковский счет и реквизиты;
      • название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
      • ФИО ответственных лиц с их подписями;
      • печать предприятия.
      • Существуют требования и по заполнению форм:

      • заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
      • заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
      • обязательно указываются все реквизиты;
      • внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
      • подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
      • На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

        Образцы заполнения

        Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

        Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

      • название;
      • данные об организации;
      • вид сделки;
      • натуральный и финансовый эквивалент операции;
      • персональные данные ответственных лиц и их подписи.
      • Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

      • данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
      • вид деятельности по ОКДП для продавца;
      • данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
      • номер и дата договора;
      • данные перевозчика (если используются его услуги).
      • Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

      • сумма;
      • наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
      • ФИО плательщика и его банк;
      • банк получателя и его счет;
      • назначение платежа;
      • дата оформления;
      • подписи.
      • Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

      • данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН);
      • информация об отправителе и получателе;
      • названия товаров, их количество, стоимость и цена;
      • итоговая цена за акциз;
      • налоговая ставка;
      • место производства;
      • номер декларации.
      • Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

      • дата составления;
      • сумма долга;
      • условия оплаты;
      • наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения;
      • банк плательщика;
      • ФИО плательщика;
      • назначение платежа.
      • Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

        Исправления в первичных документах

        Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

        1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
        2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
        3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
        4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
        5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.
        6. В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

          Место и сроки хранения

          После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

        7. 1 год – корреспонденция об отчетности;
        8. 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально;
        9. 10 лет – балансы и описи за год;
        10. 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.
        11. Полезное видео: первичная документация в бухгалтерском учете

          Ведение документации – это сложный и ответственный процесс. Правильность оформления и составления первичных документов – это не только требование государства, но и помощь предпринимателю в ведении его дел, поскольку только строгий учет всех финансовых операций позволяет правильно контролировать и распоряжаться активами.

          uristi.guru

    Опубликовано в Блог